書類送付状とは、相手に書類や資料を郵送・宅配・FAX・メール等で送る際に、「何を・なぜ・どのように送ったのか」を簡潔に伝えるための添付文書です。ビジネス文書ではほぼ必須で、受け取った相手が内容をすぐ理解できるようにします。
目的
- 送付物の内容と目的を明示する
- 例：「〇〇契約書の原本をお送りします」「ご依頼いただいた見積書をお送りします」
- 送付枚数や同封物の確認
- 送付漏れや紛失防止のため、送付書類の名称・部数・枚数を記載します。
- 簡単な挨拶や補足説明
- 送付理由や必要な対応（返信・確認依頼など）を簡潔に添えます。
基本構成
通常はA4縦1枚、上から以下の流れで構成します。
- 日付
- 宛名（会社名・部署名・氏名）
- 差出人情報（会社名・住所・電話・担当者名など）
- 件名（「書類送付の件」など簡潔に）
- 本文（挨拶、送付理由、対応依頼など）
- 記載例：送付書類一覧表
記 1. ○○契約書 1部 2. ○○仕様書 1部 以上 - 結びの言葉（「よろしくご査収ください」など）
特徴
- 書面の表紙的役割：書類の束の一番上に置くことで、受け取り側が全体像を把握できる。
- 丁寧で簡潔：1枚にまとめ、余計な情報は書かない。
- 社内外で活用：社内稟議書・議事録送付、顧客への納品資料、官公庁への提出など幅広い。
実務での活用ポイント
- 書類の表紙的役割として、送付状を一番上に添付すると、受け取る側が全体像を把握しやすい。
- 内容は簡潔・明瞭に1枚で完結させるのが理想。
- 社内文書・取引先・官公庁など、あらゆる場面で活用可能。
- 電子送付（PDF・メール添付）でも形式を崩さず利用できる。
ダウンロード：書類送付状
テンプレートを利用することで、日付・宛名・書類名などを入力するだけで簡単に送付状を作成できます。社内稟議書から契約書送付、見積書添付まで幅広く使える汎用型フォーマットです。
Word
書類送付状
使い方：書類送付状
| 項目名 | 記載内容の説明 | 記入例 |
|---|---|---|
| 年月日 | 書類送付日を記入します。西暦・和暦どちらでも構いませんが、社内規定に合わせます。 | 2024年8月15日 |
| 送付先名 | 宛先企業や団体の正式名称を記入します。株式会社・有限会社なども省略せず記載します。 | 株式会社サンプル商事 |
| 送付先担当者名 | 宛名担当者を明確に記入します。部署名＋役職＋氏名が望ましいです。 | 営業部 田中太郎 様 |
| 送り主名 | 自社名（または個人名）を正式名称で記入します。 | 株式会社ABC商事 |
| 担当 | 送付担当者の氏名を記入します。必要に応じて部署名を併記します。 | 営業企画部 山田花子 |
| 住所1・住所2 | 会社所在地を記入します。住所が長い場合は2行に分けても可。 | 〒111-1234 東京都横浜市中区1-2-3 |
| TEL | 代表電話または担当直通番号を記載します。 | TEL：03-4123-4567 |
| 連絡可能なメールアドレスを記入します。 | sample@template.com | |
| 送付書類及び資料 | 送付物の一覧表を記載します。番号・書類名・部数を明確に。 | 1. 契約書（原本）1部 2. 取引条件確認書 1部 |
| フッター（任意） | 自社サイトや社名を入れてもよいですが、省略も可能。 | 株式会社サンプル商事 |
書類送付状のまとめ
書類送付状は、送付する書類や資料の内容・目的を明確に伝えるための添付文書であり、ビジネスにおいては欠かせない基本ツールです。郵送・FAX・メールなど送付手段を問わず、「何を・なぜ・どのように送ったのか」を受け手がすぐ理解できるよう、簡潔で丁寧に記載することが重要です。