注文書（Purchase Order, 略称：PO）は、買主が売主に対して商品・サービスの購入を正式に依頼する文書です。取引の条件（品名・数量・単価・納期・支払条件など）を明確にし、誤発注を防ぐとともに、契約書に代わる発注証憑としても機能します。
FAXやメール添付、クラウド発注システムなど、取引形態に応じてフォーマットを活用できます。
注文書の目的
| 目的 | 内容 |
|---|---|
| 発注内容の明確化 | 商品名・型番・数量・単価・納期などを明記して誤発注を防止。 |
| 取引条件の記録 | 契約条件・支払期日・担当者などを記録し、トラブルを防ぐ。 |
| 社内承認・証跡管理 | 承認印や発注番号で社内統制を維持し、後日の監査にも対応。 |
注文書の基本構成
一般的な注文書は、次の項目で構成されます。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 発行日（Date） | 注文書を発行した日付。 |
| 注文番号（Order No.） | 社内管理用の発注番号。 |
| 発注者（Buyer） | 社名・住所・担当者名・連絡先。 |
| 受注者（Seller） | 相手先の社名・住所・担当者名。 |
| 品目明細（Description） | 商品名、型番、数量、単価、金額。 |
| 合計金額（Total Amount） | 小計＋消費税など。 |
| 納期（Delivery Date） | 希望納期・納品場所を明示。 |
| 支払条件（Payment Terms） | 振込期日、支払方法など。 |
| 備考（Remarks） | 特記事項、連絡事項など。 |
注文書の書き方ポイント
- 注文番号を必ず記載
発注管理や問い合わせ時に必須。重複防止にもなる。 - 納期・支払条件を具体的に
曖昧な表現は誤解を招く。日付や期日を明記する。 - 印影・電子署名の有無を確認
紙の場合は押印、PDF送付時は電子印・署名欄を設ける。 - 税区分を明確に
消費税を含むか別途かを明記することで、会計処理を容易にする。
ダウンロード：注文書
要件
- テーブル機能が使用されています。
- Microsoft365が必要です。
Excel
注文書 pn-01
使用方法
２つのシートにより構成されていますが、使用方法はシート名「記入例」にてご確認いただけます。
上部
| 文書番号 | 既定の文書番号を入力します |
| 発行日 | この文書を発行した日を入力します |
宛先・送り主
| 名称 | 相手先名称（１段目）・自社名を入力します。 |
| 住所 | 相手先・自社の住所を入力します。 |
| TEL | 相手先・自社の電話番号を入力します |
| 担当者 | 相手先担当者名（２段目）・自社担当者名を入力します。 |
| 自社担当者のメールアドレスを入力します。 | |
| 登録番号 | 自社が適格事業者番号がある場合は入力します。 |
注文内容
| No | 番号を入力します。 |
| 商品・サービス名・摘要 | 商品・サービス名・摘要等を入力します。 |
| 数量 | 発注単位の数量を入力します。 |
| 単位 | ケース、p/c、式などの発注単位を入力します。 |
| 単価 | 02の単価を入力します。 |
| 税率 | 商品・サービス名・摘要の税率を入力します。 |
| 金額 | 自動計算されます。 |
| 備考 | 備考があれば入力します。 |
まとめ
注文書は、取引の信頼を支える重要な文書です。発注内容を正確に示すことで、取引トラブルを未然に防ぎ、会計・監査にも対応できます。本テンプレートを活用し、自社仕様に合わせてカスタマイズしましょう。