FAX注文書は、商品やサービスを注文する内容をFAXで送信するための正式な書類です。「いつ・誰が・何を・どれだけ・いくらで注文するのか」を明確に伝えることで、電話注文に比べて誤発注を防ぎ、記録として残る点が大きなメリットです。
取引先とのやり取りがFAX中心の企業や、注文履歴を紙で保管したい事業者に多く利用されています。
FAX送付状の目的
注文内容の正確な伝達
商品名・型番・数量・単価・金額などを明記し、誤解や聞き間違いによるミスを防ぐ。
取引記録の保存
発注日や発注者、注文条件をFAX送信記録とともに証拠として保管できる。
納期トラブルや価格誤認の際の確認資料としても有効です。
迅速な発注手続き
FAXはインターネット環境に依存せず即時送信でき、営業時間外でも送信可能。
メール未対応の取引先や高齢の事業者にも確実に届きます。
主な記載項目
FAX注文書には、以下の項目が一般的に含まれます。
| 項目名 | 記載内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 発注日 | 書類作成・送信日を記載します。 | 2025年10月13日 |
| 発注者情報 | 自社名、住所、電話番号、FAX番号、担当者名などを記載。 | 株式会社ABC商事 営業部 山田花子 |
| 宛先 | 仕入先・販売先の会社名、部署名、担当者名を正確に記載。 | 株式会社サンプル商事 営業部 田中太郎 様 |
| 件名（タイトル） | 「注文書」「発注書」などを明記。 | FAX注文書 |
| 注文内容一覧 | 商品名、型番、規格、数量、単価、金額を表形式で記入。 | 商品A／型番123／10個／¥1,000／¥10,000 |
| 支払条件・納期 | 必要に応じて、支払日・方法・納品予定日を記載。 | 銀行振込（末締翌月末払い）／10月25日納品 |
| 備考欄 | 配送指定、納品先住所、注意事項などを補足。 | ○○倉庫宛配送・午前指定 |
| 発注者押印 | 社印または認印を押印（FAXで送信する場合は押印済み原稿を使用）。 | ㊞ |
| 送信枚数／受信確認欄 | 「全2枚」などの送信枚数と、受信確認欄を設けておくと実務的。 | （FAX送信済み：確認済） |
特徴
- 用紙サイズはA4縦1枚が一般的で、表形式で情報を整理。
- 上部に「FAX注文書」と明記し、受信側がすぐに内容を把握できるようにする。
- FAX送信履歴や受信確認の控えを保管しておくことで、後日のトラブル防止に役立つ。
- 注文書を複写式にして、社内控えを同時作成する形式もある。
注意点
- FAX送信時は、送信先番号の誤入力に注意。誤送信による情報漏えいの恐れがあります。
- 手書き記入の場合は、数字・品番などを判読しやすく記載すること。
- 取引頻度が高い場合は、あらかじめ自社情報や定型項目を印字したテンプレートを作成しておくと効率的です。
- FAX注文書は法的効力を持つ「発注書」として扱われるため、記載内容の正確性と押印の有無が重要です。
ダウンロード：FAX送付状
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FAX注文書
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FAX注文書
FAX送付状まとめ
FAX注文書は、紙ベースながら信頼性と即時性を兼ね備えた発注手段です。オンライン注文やメール発注が普及する中でも、FAXを主力とする業界では依然として重要な役割を果たしています。誤発注防止・記録保存の観点からも、正確な記載とテンプレート活用がポイントです。