FAX送付状とは
FAXで書類を送る際に、送信内容や送信者情報を相手に分かりやすく伝えるために添える表紙のような文書です。英語では「Fax Cover Sheet」(FAX Transmission (FAX送信書)、FAX Communication (FAX通信書)、FAX Transmittal (FAX送付書))と呼ばれます。FAXそのものは送信できても、誰宛の何の書類か分からないと混乱するため、ビジネスでは必ず送付状をつけるのが一般的です。
目的
- 送信書類の確認
- 送信枚数・送付内容を明記し、受信側が漏れや不足をチェックできる。
- 送信者・宛先の明示
- 誰が誰宛に送ったものかを明確にする。
- 補足や依頼事項の伝達
- 「至急ご確認ください」「ご返信をお願いします」など、簡単な指示を添える。
主な記載項目
- 送信日
- 宛先（会社名・部署・担当者名・FAX番号）
- 送信者情報（会社名・部署・担当者名・TEL・FAX番号）
- 件名（送信書類の概要）
- 送信枚数（送付状を含めた合計枚数）
- 本文（通信欄）
- 簡単な挨拶や補足説明、確認依頼など
簡単に言うと、FAX送付状は 「FAXのあて名ラベル＋送信メモ」 のような役割を果たすものです。構成は書類送付状と似ていますが、以下の点で異なってきます。
| 項目 | 書類送付状 | FAX送付状 |
|---|---|---|
| 目的 | 郵送・宅配・メールなどで資料を送る際に、「何を・なぜ送ったか」を伝える。 | FAX送信時に、宛先・送信者・送信枚数などを明示し、誤送信や情報漏えいを防ぐ。 |
| 主な送付手段 | 郵送、宅配、メール添付など多様な送付方法に対応。 | FAX専用。送信データの前面に添付して送信。 |
| 重要視する点 | 送付目的・同封物・簡潔な挨拶文。ビジネスマナーと印象を重視。 | 宛先・送信者・送信枚数の明確化。セキュリティ・確認性を重視。 |
| 構成要素 | 日付、宛先、本文（挨拶＋送付理由＋同封一覧）、送り主情報。 | 日付、宛先、送信者、送信枚数、送付書類一覧、連絡先など。本文は省略されることも多い。 |
| 文体・表現 | 「拝啓」「敬具」などを用いる正式文書形式。 | 定型フォーマット中心。文語よりも実務的・簡潔な表現が多い。 |
| 使用頻度 | 契約書・見積書・請求書など、正式書類のやり取り時。 | 緊急連絡・資料確認・一次送信など、即時性が求められる場面。 |
| 外観・形式 | A4縦型で1枚に収まる形式が多い。企業ロゴ入りの場合も。 | 送信表紙として設計され、FAX機能上のフォーマット（白黒・明瞭な線）を重視。 |
どちらを使うべきか？
- 重要書類・正式な提出物 → 書類送付状（挨拶文＋添付内容明記）
- 確認書類・連絡書類・緊急送付 → FAX送付状（宛先・枚数明記）
「書類送付状」は信頼性と丁寧さを重視するフォーマル文書、「FAX送付状」はスピードと正確性を重視する実務的な通信文です。それぞれの目的に応じてテンプレートを使い分けることで、相手に伝わるビジネス文書を作成できます。
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FAX送付状
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FAX送付状
使い方：FAX送付状
| 項目名 | 記載内容の説明 | 記入例 |
|---|---|---|
| 年月日 | 書類送付日を記入します。西暦・和暦どちらでも構いませんが、社内規定に合わせます。 | 2024年8月15日 |
| 送付先名 | 宛先企業や団体の正式名称を記入します。株式会社・有限会社なども省略せず記載します。 | 株式会社サンプル商事 |
| 送付先担当者名 | 宛名担当者を明確に記入します。部署名＋役職＋氏名が望ましいです。 | 営業部 田中太郎 様 |
| 送り主名 | 自社名（または個人名）を正式名称で記入します。 | 株式会社ABC商事 |
| 担当 | 送付担当者の氏名を記入します。必要に応じて部署名を併記します。 | 営業企画部 山田花子 |
| 住所（1・2） | 会社所在地を記入します。住所が長い場合は2行に分けても可。 | 〒111-1234 東京都横浜市中区1-2-3 |
| TEL | 代表電話または担当直通番号を記載します。 | TEL：03-4123-4567 |
| 連絡可能なメールアドレスを記入します。 | sample@template.com | |
| 送付書類及び資料 | 送付物の一覧表を記載します。番号・書類名・部数を明確に。 | 1. 契約書（原本）1部 2. 取引条件確認書 1部 |
| フッター（任意） | 自社サイトや社名を入れてもよいですが、省略も可能。 | 株式会社サンプル商事 |
FAX送付状まとめ
FAX送付状は、ビジネス文書の中でも特に「誰に」「何を」送ったのかを明確に伝えるための重要な書類です。本テンプレートでは、日付・宛先・送付物の明記を中心に、誤送信防止とビジネスマナーの両立を意識した構成になっています。
本テンプレートを使用することで、FAX送信の際のミス防止や信頼感のある送付状作成がスムーズになります。特に取引先との初回送付や正式書類の送付時に活用すると効果的です。